Gmail menjadi fasilitas email yang sepertinya paling power full saat ini, integrasi dengan Google Drive hingga attachment-nya max 10GB, Google+ dan berbagai fitur tambahan lainnya yang mempermudah kerja pengguna Gmail. Integrasi ini membuat pengguna email semakin tertarik menggunakan Gmail, selain itu menggunakan Gmail juga tidak sulit walau integrasinya dengan berbagai fitur lainnya. Ini membuat kelebihan Gmail menjadi power full, navigasinya dibuat mudah untuk diphami. Sepertinya Google memang ingin menguasai semua lini internet, bahkan bukan hanya internet smartphone dan tablet juga.
Namun, dengan banyaknya fitur yang ada pada Gmail mungkin kita melewatkan beberapa hal penting tetapi sebenarnya fitur itu merupakan fitur luar biasa dalam menggunakan akun Gmail. Karena itu, bagi Anda pengguna Gmail jangan sampai melewatkan kelebihan Gmail yang luar biasa ini. Berikut beberapa fitur Gmail yang penting dan luar biasa dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Maintain Inbox Zero Dengan Memasang Filter
Filter merupakan fitur yang bagus dan penting, Anda bisa inbox yang ada di akun dengan berbagai ketentuan yang bisa dipilih sendiri. Jika email jumlah inboxnya sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan filter juga tidak apa-apa. Namun seiring waktu inbox Anda akan menumpuk dan mulai bingung mana yang penting dan mana yang tidak penting. Menghapus semuanya agar bersih, sepertinya bukan cara yang baik. Satu persatu? Memakan waktu yang cukup lama, karena itu Anda membutuhkan fitur Filter untuk bisa memaintain inbox dengan benar dan memperkecil kesalahan dalam menghapus.
Dengan berbagai pengaturan Anda bisa menyaring inbox yang menumpuk, baik itu mencari email dari seseorang atau memang ingin menghapus email masuk. Bagusnya, filter ini bukan hanya berdasarkan pengirim saja, masih banyak penyaring lain seperti format file, subject dan lain sebagainya. Setelah Anda menggunakan filter, setiap masuk akun Gmail Anda langsung bisa membuka filter-filter yang telah Anda buat dan tidak terganggu dengan inbox-inbox lainnya. Sangat berguna bila Anda sering berkirim surat elektronik dengan orang lain atau memiliki toko online.
Mesin Penjawab Otomatis dengan Canned Response
Ini merupakan fitur yang sangat membantu pengguna Gmail, dengan fitur ini Anda bisa membalas email dari orang-orang dengan jawaban yang sama. Misalnya Anda adalah seorang pedagang online, produk Anda laku keras. Untuk mengucapkan terimakasih pada para pembeli tersebut, Anda mengucapkannya melalui email. Bila ucapannya sama, Anda tinggal mengelompokkan pembeli dalam satu grup dan mengirim email satu kali saja. Semua yang ada di dalam grup tersebut akan mendapat email Anda tadi. Ini seperti email broadcast, jadi Anda tidak perlu mengirim email satu persatu ke pelanggan.
Bukan hanya pada perdagangan hal ini bisa digunakan, Anda juga bisa menggunakannya untuk pemberitahuan sebuah event pada teman-teman atau ketika ada ujian mendadak besok di kelas Anda. Gunakan ini untuk mengirim kepada teman-teman Anda. Untuk menerapkan canned response, Anda bisa masuk ke menu compose dan klik ikon More Option yang berada paling pojok kanan bawah jendela pesan baru. Namun sebelumnya, Anda harus membuat grup kontak dari penerima canned response ini. Misalnya teman, kantor, kelas, pelanggan dan lain sebagainya. Hanya dengan sekali klik semua yang ada di grup akan menerima email Anda.
Mengatur hubungan dengan pelanggan dan projek Anda
Untuk melakukan hal ini memerlukan fitur tambahan yaitu add-on untuk browser Anda. Walaupun Gmail sudah memiliki hampir semuanya Anda bisa menambahkan fitur lain yang membuat kelebihan Gmail semakin powerfull. Extensions ini adalah Boomerang dan Streak, keduanya bisa digunakan di Chrome, Firefox dan Safari.
Dengan Boomerang Anda bisa membuat jadwal email dan pengingat untuk email, membuat email dan mengarsipkannya kemudian menjadwalkan kapan email tersebut dikirim. Dan memastikan dengan pengingatnya ketika email tersebut telah dijawab penerimanya. Anda juga bisa membuat jadwal untuk ucapan selamat ulang tahun pada teman sehingga sepertinya Anda tidak akan pernah lupa ulang tahun teman-teman Anda. Untuk versi gratis, Anda hanya diperbolehkan mengirim email dengan menggunakan Boomerang 10 email per bulan. Untuk yang berbayar, Anda bisa memilih sendiri sesuai dengan kebutuhan Anda.
Streak merupakan add-on untuk mengatur projek untuk tim Anda, jadi Anda bisa berkomunikasi dengan mudah seperti halnya bertemu dengan semua tim membicarakan proyek dan menyerahkan hasil projek mereka atau laporannya. Add-on ini bisa menyusun projek Anda dari awal hingga akhir. [RIC]
