Proses pengiriman dokumen berbentuk surat telah mengalami perubahan yang drastis. Digitalisasi dokumen telah memudahkan setiap orang untuk saling mengirim pesan. Salah satu hal yang masih berhubungan dengan digitalisasi dokumen adalah pembuatan tanda tangan. Ada cukup banyak software yang dikembangkan untuk membuat tanda tangan digital. Ini adalah salah satu cara untuk membantu para konsumen untuk menyisipkan tanda tangan pada sebuah dokumen. Itulah salah satu hal yang telah dikerjakan oleh perusahaan yang menciptakan faksimili digital, HelloFax. HelloFax merupakan layanan yang memungkinkan konsumennya mengirim dan menerima faksimili, permintaan tanda tangan, dan mengisi formulir tanpa melalui tampilan fisik dokumen itu sendiri. Melalui layanan inilah, perusahaan ini meluncurkan aplikasi yang memungkinkan orang-orang membuat tanda tangan pada dokumen secara digital.
Melalui HelloSign ini, ada cukup banyak perusahaan yang dapat mencoba akses pendataan kantor tanpa menggunakan kertas. Ini merupakan salah satu hal baik yang dapat direalisasikan pada para pegawai karena dapat mengurangi anggaran belanja perusahaan dan memberikan keuntungan terhadap lingkungan. Dokumen dapat ditanda-tangani dan secara aman kembali kepada pengirimnya baik melalui web ataupun aplikasi ini. Tidak seperti layanan serupa yang berada di pasaran saat ini, aplikasi HelloSign ini dapat diakses secara gratis dan tidak memiliki batasan penggunaan tertentu. Dengan begitu Anda dapat mengirim dan menerima beberapa dokumen atau kontrak bisnis Anda dengan layanan tidak berbayar. Seperti halnya aplikasi Yammer yang digunakan oleh cukup banyak penggunanya saat ini dengan menawarkan layanan gratis yang dapat di-upgrade menjadi akun berbayar.
Pada aplikasi tanda tangan digital ini, Anda dapat membubuhkan tanda tangan dengan menggunakan jari pada layar sentuh perangkat. Setelah melakukannya, tanda tangan tersebut akan dibawa kembali ke dalam dokumen Anda dan dapat ditempati di sisi manapun dalam dokumen. Saat Anda mengirim dokumen untuk ditandatangani melalui HelloSign, Anda dapat mengikuti terus mengikuti perkembangan dokumen itu. Dengan begitu Anda dapat mengetahui apa saja yang terjadi terhadap dokumen itu dalam setiap langkah. Ini dapat membantu pihak perusahaan untuk mengatur dokumen kontrak dalam satu platform. HelloSign akan bekerja sama dengan Box, layanan penyimpanan data online yang akan menyediakan sekitar 25 GB media penyimpanan untuk menyimpan dokumen atau lainnya agar dapat dipilih oleh apra konsumen.
Proses pemuatan tanda tangan digital memang telah menjadi hal yang legal di lakukan di Amerika Serikat. Di Indonesia sendiri cara ini belum banyak diadaptasi baik perseorangan, ataupun perusahaan. Aplikasi ini hadir setelah menyaksikan langsung bahwa banyak perusahaan masih menggunakan pulpen dan kertas untuk menyelesaikan tugasnya. Peluang inilah yang dimanfaatkan layanan ini untuk mengurangi kemungkinan terlambatnya proses tanda tangan dilakukan. Yang perlu Anda lakukan menggunakan aplikasi ini adalah membuka data PDF apapun dari email atau menjepret sebuah foto dokumen yang perlu Anda tanda tangani. Anda dapat membuat tanda tangan yang realistis dengan jemari seperti halnya tinta. Proses pengiriman dokumen dapat dilakukan melalui email. Anda dapat menggunakan HelloSign untuk menandatangani dan menyelesaikan dokumen-dokumen seperti perjanjian kerjasama, pengajuan anggaran keuangan, persetujuan kontrak kerjasa, dab lainnya.
Selain fitu tanda tangan menggunakan jari pada layar sentuh perangkat Anda, aplikasi inipun memiliki fitur tambahan lainnya. HelloSign memungkinkan Anda untuk melakukan editing dokumen PDF atau foto dengan menambahkan teks, tanda centang, bah tanda tangan. Selain itu, HelloSign mendukung pengunggahan dokumen dengan kamera, membuka data PDF langsung dari dalam inbox email, dan lainnya. Bahkan dokumen yang telah ditandatangangi akan dikirim kembali ke dalam akun email Anda dengan mudah. Apa yang diketemukan dalam permasalahan mengenai pihak-pihak yang masih menggunakan faksimili adalah kesempatan yang besar agar dokumen yang dikirim dapat ditandatangani. Melalui HelloFax dan HelloSign, akan ada banyak pengguna yang akan memanfaatkan proses pengiriman serta tanda tangan secara digital. Aplikasi yang diluncurkan pada 1 Agustus 2012 ini memiliki ukuran 2.4 MB dan hanya tersedia dalam bahasa Inggris. Tertarik menggunakannya? Anda dapat mengunduh aplikasi HelloSign ini secara gratis melalui iTunes di sini. [MS]
