Apakah Anda merupakan orang yang sering menggunakan email dan sering berinteraksi dengan orang-orang di dunia maya dengan email? Mungkin saja Anda juga sering membalas email orang lain dengan kata-kata yang sama. Ini agak membosankan dan memakan waktu untuk hal yang sama. Untuk Mengatasi hal ini, kita bisa memanfaatkan fitur tambahan untuk email agar dapat mengirim email dengan isi yang sama dengan Canned Response (respon kaleng). Berikut Plimbi akan mengulas cara membuat email dengan menggunakan Canned Responses.
Bukan surat kaleng, tetapi ini adalah surat elektronik yang dirancang untuk mengirim email ke orang lain denga isi yang sama. Mungkin Anda sudah pernah mendengar atau melihat sekilas di Gmail dan belum sempat mencobanya. Sekarang waktunya kita akan mencoba Canned Responses untuk menghemat waktu Anda. bila Anda termasuk seperti orang yang dibicarakan di atas, maka fitur ini tidak akan lepas dari kegiatan email Anda sehari-hari.
Apa Itu Canned Responeses?
Mengapa ini disebuat sebuah kaleng? Bukankan kaleng dalam istilah surat menyurat itu hal yang negatif?. Tidak untuk kali ini. Nama lucu mereka ini dibuat berdasarkan kaleng seperti makanan kaleng. Isi makanan kaleng tersebut sama saja dari waktu ke waktu, dan ketika Anda membutuhkannya, tinggal panaskan di oven atau memasaknya secara instan. Seperti itu juga canned untuk email. Dia sudah disiapkan untuk segera dimanfaatkan (dikirim). Tinggal Anda memilih untuk siapa isi kaleng tersebut dikirim.
Kita lewatkan istilah kaleng di atas. Itu hanya agar kita tidak salah paham mengenai penggunaan istilah kaleng ini. Kita kembali ke fungsinya untuk mengirim email yang kata-katanya sama. Anda bisa saja mengetik berulang-ulang kata yang sama dan mengirimnya ke orang-orang. Atau juga kita bisa menyimpan kata-kata yang kita gunakan di email ke notepad atau Office Word. Tetapi tetap saja, untuk memasukkan kata-kata tersebut butuh waktu lagi. Lantas mengapa kita tidak memanfaatkan fasilitas yang diberikan oleh paltform email yang kita gunakan? Karena hampir di seluruh platform email yang ada memiliki fitur ini dan yang paling sering digunakan pada Gmail.
Mengapa kita harus menggunakan fitur ini?
Ada beberapa keunggulan yang ditawarkan oleh Canned Responses, yaitu:
Mengirim email yang sama dalam waktu yang bersamaan: Apakah Anda menjual barang secara online? seperti baju, pernak-pernik, Mug dan lain-lain. Atau Anda menjual barang di toko online seperti berniaga.com, tokobagus.com, bejubel.com atau website jual beli lainnya. Pastinya Anda sering mengirim email ucapan terimakasih, produk sudah habis stoknya, informasi alamat atau kontak Anda dan lain sebagainya. Ini merupakan isi email yang statis, tidak dirubah-rubah dan penting dikirim ke pelanggan Anda. Bila barang dagangan Anda laris, tidak kebayang bagaimana mengirimi mereka email secara bersamaan dengan isi yang sama. Maka dari itulah kita butuh si "kalengâ€.
Smart auto-responder: Di Gmail dan beberapa klien email yang sudah canggih, Anda bisa menggunakan canned responses ke Smart auto-reponder. Anda hanya butuh memfilter semua kontak-kontak yang ada di email Anda seperti kelompok keluarga, kantor, teman, sekolah, kampus, komunitas dan lain-lain. Setelah itu, buatkan canned responses di setiap kelompok-kelompok itu dan fungsikan Smart auto-responder untuk mengirimnya.
Multiple Signature: Di beberapa email, Anda tidak diperbolehkan untuk membubuhkan berbagai signature (tanda tangan) di beberapa email yang sama. Dengan Canned Responese Anda bisa membuat tanda tangan yang berbeda untuk setiap kaleng yang sama. Jadi Akan mempermudah Anda membubuhkan tanda tangan di setiap email yang Anda kirim.
Kreatifitas: Bukan hanya ini saja yang bisa dilakukan Canned Responses. Dengan kreatifitas Anda sendiri kita bisa menciptakan berbagai manfaat tambahan. Seperti suami Anda ingin mengetahui daftar yang harus dibeli ketika dia belanja setaip hari. Atau juga ketika Anda harus berulang ulang menjelaskan hal yang sama kepada orang lain melalui email. Semua tergantung kreatifitas Anda.
Cara membuat email agar bisa memanfaatkan Canned Responses
Saat ini Gmail merupakan layanan email yang paling populer dibandingkan rival-rivalnya dan yang paling banyak digunakan orang-orang. Tetapi, pengaturannya tidak terlalu jauh berbeda dengan email-email lainnya. Hanya sedikit penyesuaian saja.
Untuk memulainya, masuklah ke jendela email baru dan pada jendela compose, klik ikon segita dibagian bawah kemudian pilih "Canned Responses†dan pilih New Canned Responses. Kemudian isikan nama Canned Anda. Tulis sebuah email dan pilih menjadi sebuah Canned Responses. Email tersebut akan dikalengkan dan siap untuk dikirim ke teman, saudara, kerabat, pacar dan lain sebagainya.
Informasi: Bila Canned Responses tidak ada di pilihan menu ikon segitiga itu, berarti Anda belum mengaktifkannya. Untuk mengaktifkannya klik ikon gear di kanan atas halaman Gmail dan pilih Lab. Car Canned Responses dan pilih enable. [RIC]
