Pembuatan laporan terdiri dari tiga tahap, yaitu perencanaan, penyusunan, dan penyelesaian. Tahap perencanaan digunakan untuk menentukan tujuan, bahan, media, dan laporan sistematis. Tahap penyusunan digunakan untuk membuat konten, menyesuaikan format, dan mengedit laporan. Fase penyelesaian digunakan untuk memproduksi, mendistribusikan, dan menindaklanjuti umpan balik laporan.

Membuat konten artikel dengan mudah menggunakan >> Artikel Spinner Indonesia

Tahap pertama, merencanakan laporan, dimulai dengan menentukan tujuan tergantung pada jenis laporan yang dibuat. Laporan analitik umumnya memiliki tujuan yang lebih komprehensif daripada laporan informatif. Proposal memiliki tujuan persuasif untuk meyakinkan pembaca. Penentuan tujuan dapat dilengkapi dengan rencana kerja yang akan memandu upaya untuk membuat laporan.

Jasa download gambar dan video Shutterstock Murah >> Jasa Shutterstock

Pengumpulan data dan materi informasi terkadang membutuhkan proyek penelitian khusus, baik penelitian sekunder maupun penelitian primer. Penelitian sekunder menggunakan informasi yang tersedia, sementara penelitian primer mengumpulkan informasi baru yang diperlukan yang tidak dapat dipenuhi oleh penelitian sekunder. Secara umum, proses pengumpulan bahan melibatkan lima tahap, yaitu perencanaan kebutuhan bahan, menentukan lokasi bahan, pengolahan bahan, menggunakan temuan, dan mengelola informasi.

Laporan pengiriman media berkisar dari laporan yang dicetak dan terikat ke dasbor eksekutif yang menyediakan pembaruan langsung. Sebagian besar laporan telah ditentukan oleh media pengiriman dan perlu menyediakan sarana untuk memberikan umpan balik. Penentuan media laporan juga perlu memperhatikan kebutuhan kerja sama dalam pembuatan laporan. Juga harus diingat bahwa pilihan media menyediakan pesan nonverbal, misalnya laporan pemasaran rutin yang dikemas dalam bentuk buku-buku mewah dapat dianggap berlebihan.

Jas service komputer panggilan di jakarta timur >> Servis Komputer Panggilan

Sistematika laporan mencakup pendekatan dan kerangka kerja yang digunakan. Pendekatan laporan kontras antara pendekatan langsung dan tidak langsung. Sebagian besar laporan menggunakan pendekatan langsung yang secara eksplisit mencantumkan ringkasan temuan, kesimpulan, dan rekomendasi. Pendekatan tidak langsung diperlukan jika pembaca perlu diyakinkan dan umumnya dimulai dengan latar belakang alasan pembuatan laporan. Kerangka kerja laporan dapat dikompilasi dengan model judul deskriptif (topik) atau informatif (pertanyaan atau kesimpulan).

Tahap kedua, persiapan laporan, dimulai dengan pembuatan konten berdasarkan laporan sistematis yang telah direncanakan. Secara umum, laporan terdiri dari pengantar, diskusi, dan penutup. Pendahuluan menetapkan tujuan, ruang lingkup dan organisasi laporan. Diskusi menyajikan dan menafsirkan informasi yang telah dikumpulkan. Penutup menyimpulkan poin utama, membahas kesimpulan, dan memberikan rekomendasi.

Konten yang telah dikompilasi kemudian disesuaikan dengan format sehingga laporan menjadi menyatu dan menarik. Termasuk dalam penyesuaian format ini adalah penyediaan ilustrasi untuk laporan. Ilustrasi yang efektif perlu mengikuti enam prinsip, yaitu konsistensi, kontras, keseimbangan, penekanan, konvensi, dan kesederhanaan. Jenis ilustrasi yang dapat diberikan meliputi tabel, grafik, diagram alir, struktur organisasi, peta, gambar, dan foto.

Mengedit pemeriksaan untuk kesalahan ketik, kesalahan pengejaan, kesalahan tata bahasa, kesalahan data dan fakta, dan kesalahan logis. Selain itu, pengeditan juga memeriksa format dan ilustrasi secara keseluruhan sehingga laporan ini menarik untuk dibaca. Idealnya, laporan ini juga mengoreksi oleh dua orang selain pembuat laporan. Orang pertama adalah seseorang yang memahami topik laporan yang dapat memastikan akurasi teknis, sedangkan orang kedua adalah orang yang tidak terbiasa dengan topik yang dapat memastikan pemahaman pembaca awam terhadap laporan tersebut.

Tahap terakhir, penyelesaian laporan, dimulai dengan produksi laporan sesuai dengan media yang dipilih. Pada tahap ini, bagian-bagian lain dari laporan, yaitu bagian awal dan akhir, dibuat. Bagian awal terdiri dari halaman sampul dan judul, pengantar dan kata pengantar, daftar isi dan daftar ilustrasi, dan ringkasan eksekutif. Bagian terakhir terdiri dari lampiran, bibliografi, glosarium, dan indeks. Pembuatan bagian awal dan bagian akhir biasanya dilakukan sejalan dengan persiapan laporan sehingga ketika produksi semua bagian ini dibiarkan diperiksa untuk kesesuaian.

Distribusi laporan dapat dilakukan secara fisik dalam bentuk cetak atau digital dalam bentuk file elektronik atau situs web. Meskipun perkembangan teknologi telah membuat beberapa laporan terdistribusi secara digital, masih ada banyak laporan yang masih perlu didistribusikan secara fisik. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam distribusi laporan adalah biaya, kenyamanan, waktu, keamanan, dan privasi.

Hal terakhir yang perlu dilakukan dalam rangkaian pembuatan laporan adalah meminta dan menerima umpan balik dari pembaca laporan. Meskipun sering diabaikan, umpan balik sangat berguna untuk meningkatkan pembuatan laporan berikutnya dan untuk memastikan pencapaian tujuan pembuatan laporan. Umpan balik dapat diminta baik secara implisit dan eksplisit.