Mungkin Anda termasuk orang yang melakukan kegiatan sehari-hari menggunakan komputer, seperti dalam bekerja dan mengerjakan tugas. Tentunya Anda akan berhubungan dengan berbagai macam hal tentang file documents, presentations, graphics dan berbagai banyak file setiap waktu. Itu berarti Anda akan memakan banyak waktu untuk mencari file yang Anda butuhkan. Di lain pihak, Anda menginginkan sesuatu yang simple agar waktu Anda tidak terbuang percuma untuk mencari file.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk merapikan file, dengan manage file secara efektif. Jika Anda mempunyai metode yang benar, hal-hal tersebut dapat memudahkan pekerjaan Anda. Ketika Anda menyimpan berbagai file di komputer atau hard drive, tips melakukan manage file ini dapat menjadikan file Anda rapi sehingga membantu Anda untuk memangkas waktu yang terbuang untuk mencari file.
Gunakan Fitur Libraries
Manage file dengan menggunakan libraries merupakan pilihan yang cerdas jika Anda memanfaatkan fitur ini. Di Windows 7 fitur libraries berjalan seperti perpustakaan digital. Misalnya dalam libraries terdapat fitur documents library yang terdiri dari My Documents atau folder documents dan folder public documents. Anda dapat merancang documents library (yang berlaku juga pada music, pictures, video library) dengan kelompok-kelompok file dan folder dari berbagai lokasi di komputer Anda ke dalam satu lokasi documents library.
Dengan menggunakan libraries, keuntungan yang Anda dapat adalah:
-
Mencari file. Windows menyediakan akses yang mudah ke berbagai file dengan banyak tempat.
-
Back up file. Anda harus melakukan backup sewaktu-waktu. Gunakan libraries untuk membantu mengatur back up agar teratur.
-
Menjaga file. Dengan menggunakan libraries, Anda akan menjaga file dari pengaruh program files, sehinggaakan mengurangi resiko ketika misalnya tidak sengaja menghapus file karena Anda menginstall atau update suatu program.
Berilah Nama yang Konsisten pada File atau Folder
Manage file dengan memberikan nama atau folder yang mudah, dan buatlah skema untuk jenis-jenis file atau folder yang Anda buat. Misalnya jika Anda mengerjakan beberapa tugas, berilah nama-nama pada file Anda seperti tugas1, tugas2, dll.
Jangan Terlalu Panjang Memberikan Nama File atau Folder
Manage file Anda secara sederhana dengan memberikan nama yang pendek pada file atau folder Anda, karena nama yang terlalu panjang akan menyulitkan Anda dalam memahami file atau folder Anda.
Buatlah Struktur Folder yang Dapat Dikembangkan
Jika Anda mempunyai banyak subfolder dalam folder yang Anda buat, akan menyebabkan subfolder tidak bisa Anda lihat, sehingga akan membingungkan dalam penggunaannya. Untuk mengatasinya, buatlah folder yang sesuai abjad dari A sampai Z sehingga Anda akan mudah mencari di mana folder yang Anda inginkan berada.
Pisahkan File Yang Sedang Anda Kerjakan dan Selesai Dikerjakan
Anda akan melakukan manage file ini untuk menjaga folder agar tidak terisi file terlalu banyak. Sebagai contoh gunakan suatu folder dengan file yang sedang Anda kerjakan. Sebagai timbal balik Anda akan mengurangi jumlah file yang tertera ketika Anda mencarinya. Setelah Anda selesai melakukan pekerjaan, pindahkan file ke folder yang lain.
Gunakan Shortcut
Apabila Anda membutuhkan file atau folder yang sama dari berbagai lokasi, Anda tidak diharuskan melakukan copy file. Gunakan shortcut untuk menyederhanakannya. Untuk membuat shortcut, cukup klik kanan pada file kemudian pilih create shortcut. Anda dapat drag shortcut tersebut ke lokasi lain.
Cara Cepat Melihat File yang Sering Anda Gunakan
Jump lists merupakan fitur dari Windows 7 yang menampilkan item yang sering Anda pakai seperti file, folder atau website dengan menggunakan program yang tersedia untuk membuka item-item tersebut.
Gunakan Media Penyimpanan Online
Cara yang praktis digunakan, dengan menyimpan file Anda di media penyimpanan online seperti skydrive. Jadi, Anda mendapatkan akses yang mudah dan praktis dari semua tempat dan berbagi secara online. [DEAS]
