Jika Anda tergabung dalam sebuah organisasi yang masih menggunakan teknik pengumpulan informasi kontak atau daftar absen tradisional, saatnya merubah pola tersebut. Penggunaan pola pengumpulan informasi kontak menggunakan metode pulpen dan kerja sudah saatnya dirubah menjadi proses digital. Dengan begitu, proses tersebut akan semakin efisien dan efektif. Untuk melakukannya, Anda tidak perlu berpikir jauh mengenai solusi tersebut. Perusahaan internet raksasa asal Amerika Serikat, Google telah memberikan aplikasi Google Doc yang dapat Anda gunakan.
Di dalam aplikasi tersebut tersedia fitur Google Form yang dapat Anda manfaatkan untuk mengumpulkan nama, *email* dan informasi kontak lainnya. Google Form dapat Anda akses langsung melalui komputer ataupun perangkat mobile yang telah mendukung penggunaan mobile browsing. Seluruh data yang tersimpan di lembaran digital tersebut dapat digunakan untuk beragam keperluan. Untuk membuat Google Form, gunakanlah akun Google Anda dan klik Document pada bar menu.
Kemudian klik tombol Create dan pilih Form. Anda dapat memasukkan beragam data ke dalam Google Form seperti teks, paragraf, kotak centang dan lainnya. Cukup klik pada menu Add Item. Setelah itu Anda dapat memasukkan pilihan penggunaan Multiple Choice yang dapat membantu Anda menggunakan pengumpulan informasi dengan beberapa pilihan jawaban. Selain itu, Anda pun dapat menggunakan tipe pertanyaan yang diambil langsung dari daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Pengumpulan kontak informasi menggunakan Google Form akan sangat mudah dan menarik untuk dilakukan. Setelah menetapkan isian dari konten pengumpulan informasi yang akan digunakan, Anda dapat memilih lebih dari 90 tema untuk menjadi latar. Masuklah ke dalam Theme Plain dan pilih tema yang hendak digunakan. Jika latar dirasa telah cocok, maka simpan pilihan Anda tersebut.
Untuk melihat tampilan dari Google Form, Anda dapat klik URL yang telah tersedia di bagian bawah editor Google Form. Selain itu, Anda pun dapat memasukkan form tersebut langsung ke dalam situs. Untuk melihat lembar pengisian atau form yang telah dikerjakan sebelumnya, Anda dapat kembali lagi ke Google Document. Di dalamnya telah tersimpan lembar yang telah Anda kerjakan. Klik data tersebut dan Anda dapat melakukan proses pengelohan data lainnya di dalam lembar digital tersebut. Pada bar menu Form di lembar digital tersebut, Anda dapat mengklik Go to live form untuk membukanya kembali di web browser. Dikarenakan form ini berbasis web, pekerjaan yang telah dilakukan ini dapat Anda buka menggunakan perangkat mobile dengan baik.
Hanya saja, Anda memerlukan koneksi jaringan WiFi ataupun 3G untuk dapat mengaksesnya. Untuk mengumpulkan kontak informasi atau abses saat sedang melakukan rapat, Anda dapat mengirim URL form tersebut ke tiap perangkat mobile anggora. Form tersebut dapat digunakan oleh lebih dari satu perangkat mobile. Google Form pun memungkin Anda untuk menyimpan data tersebut dalam beragam format. Anda dapat memilih format data HTML, Excel, OpenOffice, PDF dan lainnya. Dengan begitu Google Form dapat dimanfaatkan untuk kefektifitasan waktu saat mengumpulkan kontak informasi. Anda mengakses langsung Google Form secara gratis di sini. [MS]
