Selain berpartisipasi dalam mengatasi global warming, mengirimkan undangan secara online memang terlihat lebih efektif mengingat hampir semua orang handal dalam bergadget, mulai dari anak-anak hingga dewasa.
Mengirimkan undangan lewat e-mail memang terlihat lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya. Namun tanpa disadari, mengirimkan undangan online juga ternyata mengkonsumsi waktu karena kamu kan sering mengecek e-mail, mengkonfirmasi kedatangan dan butuh strategi sendiri agar tetap personal, menarik, dan tidak seperti ‘spam’.
1. Sediakan undangan cadangan
Memang zaman sudah beralih digital. Tapi, jangan lupa, nggak semua orang rutin mengecek e-mail atau sosial medianya. Terlebih lagi jika kamu mengirimkannya hanya beberapa hari sebelum acara. Oleh karena itu, mengirimkan kartu undangan cetak ke beberapa tamu undanganmu tersebut akan terlihat lebih efektif dan tepat sasaran.
2. Pastikan kembali e-mail terbaru mereka
Sebelum mengirimkan undangan kepada kerabatmu, pastikan kamu mengecek kembali e-mail mereka yang aktif. Nggak menutup kemungkinan lho mereka rutin memperbaharui e-mail karena lupa kata sandi atau bahkan membedakan e-mail kantor dan pribadi. Jadi, pastikan kamu mengirimkan ke e-mail yang tepat.
3. Pastikan mereka mendapatkan e-mail
Untuk memastikan bahwa undangannya mendarat dengan aman di e-mail mereka, tak ada salahnya kamu mencantumkan permintaan untuk mereka membalas e-mailnya. Lagipula, kamu juga bisa mendapatkan konfirmasi mereka langsung lho!
4. Kontak kembali tamumu
Ada kalanya, e-mail tersangkut di folder spam atau junk sehingga tidak terbaca oleh rekanmu. Oleh karena itu, sebaiknya, sehari atau dua hari setelah mengirimkan undangan, kamu menghubungi kembali rekanmu yang belum membalas e-mail untuk memastikan bahwa mereka mendapatkan undangannya.
5. Cantumkan kontak RSVP
Mengundang tamu dalam jumlah yang banyak dan mem-follow up satu per satu mungkin terasa membebani untukmu. Makanya, cantumkan RSVP kontak untuk memastikan kehadiran mereka dan juga memastikan bahwa mereka mendapatkan undangannya. Nah, tugasmu untuk follow up jadi semakin ringan, kan?
6. Jika mengirimkan undangan via sosial media, hindari mengundang via grup
Mengirimkan undangan melalui broadcast gruplah yang terlihat lebih efektif dan menghemat waktu. Tapi percaya atau tidak, cara tersebut kurang personal. Pastinya, sebagai tamu undangan, mereka akan lebih senang dan menghargai jika diundang langsung meskipun format undangannya copy paste.
7. Sisipkan video
Mengirimkan undangan secara online memang sedikit terlihat effortless dan kurang personal, terlebih lagi dengan penyampaiannya yang bergaya kaku atau desain yang membosankan. Akan lebih menarik kalau kamu menyisipkan video kamu dan pasangan seraya mengajak mereka untuk datang ke pernikahanmu. Pasti mereka bakal datang!
8. Arahkan ke link website pernikahanmu
Website tak hanya digunakan untuk mengundang tamu, sekarang ini juga digunakan untuk memperkenalkan kamu dan pasangan melalui cerita di website atau blog. Di situs ini kamu bisa menuliskan cerita pertemuan hingga perjalanan kisah cinta kalian. Boleh juga kasih sneak peek satu atau dua foto pre-weddingmu agar membuat mereka penasaran dan tertarik untuk datang ke acaramu. Jangan lupa juga cantumkan direksi ke lokasi untuk memudahkan mereka menemukan tempatnya.
