6 Kunci Sukses Kolaborasi Jarak Jauh

Apakah anda adalah salah satu dari jutaan pekerja yang baru-baru ini terjun secara langsung ke pekerjaan jarak jauh dari rumah ?

Ada beberapa kategori yang kemungkinan besar perlu diperhatikan saat anda pertama kali memulainya. Dimana beberapa orang menemukan bahwa mereka benar-benar dibentuk untuk mampu bekerja jarak jauh. Beberapa yang lainnya mempunyai banyak hal yang patut dijadikan sebagai kebiasaan baru. Namun tak jarang dijumpai beberapa orang justru merasa bekerja jarak jauh seperti anarki dan memunculkan kekacauan total. Meskipun demikian ada kabar baiknya yaitu fokuskan pikiran terhadap beberapa kiat, alat, dan sumber daya untuk bisa membantu anda melakukan berbagai hal secepat mungkin. Baik itu anda benar-benar baru dalam pekerjaan jarak jauh dari rumah, atau anda mempunyai pengalaman tertentu, selalu ada ruang untuk peningkatan.

Supaya kolaborasi jarak jauh dapat berjalan dengan lancar tanpa halangan, di bawah ini kami berikan 6 tip yang bisa anda terapkan saat mulai ngantor di rumah, antara lain sebagai berikut :

1/ Cari platform komunikasi paling pas

Saat anda dihadapkan pada situasi harus berkolaborasi jartak jauh maka anda memang akan lebih banyak mengandalkan teknologi. Masalahnya adalah gangguan sinyal terkadang menjadi kendala yang sulit untuk dihindari. Komunikasi saat virtual meeting bisa saja terputus begitu saja atau suara anda ketika sedang berbicara tidak terdengar jelas. Mengingat kendala berbeda-beda yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim, diskusikan platform yang paling tepat bagi semua orang. Jika zoom membutuhkan sinyal yang kuat maka kemungkinan video call WhatsApp bisa menjadi jalan tengah.

2/ Sampaikan brief dengan jelas

Luangkan sejenak waktu guna menyampaikan brief dengan jelas dan padat. Lebih bagus anda menghabiskan waktu beberapa menit untuk bisa menjelaskan sesuatu daripada anggota tim harus menghabiskan waktu guna menerka-nerka maksud anda. Buka kesempatan bagi anggota tim untuk bertanya-tanya sampai pada hal mendetail. Meskipun itu berupa brief, pastikan komunikasinya tetap 2 arah.

3/ Stop kirim pesan terus-menerus

Follow up sangat penting namun tidak harus dilakukan setiap beberapa jam. Apalagi follow up dilakukan bersamaan di semua media, dari chat, e-mail, hingga telepon. Selain akan menjengkelkan dan tidak menjadi efektif, pesan yang terus-menerus ini hanya akan membuat anggota tim menjadi tidak nyaman dan malas membaca apalagi membalas. Percayalah bahwa tim anda akan bekerja keras guna memenuhi tenggang waktu dan target. Rasa tidak percaya bisa menyebabkan kolaborasi menjadi macet.

4/ Rayakan kesuksesan tim

Saat projek demi projek terus bergulir, kerja keras tim bisa kurang mendapatkan apresiasi. Carilah kesempatan guna rehat sejenak setelah satu projek selesai dikerjakan dan rayakan kesuksesan itu bersama dengan semua anggota tim. Sebuah apresiasi, sesederhana apap pun akan memicu motivasi dan semangat semua anggota untuk berkolaborasi demi meraih kesuksesan bersama-sama.

5/ Ciptakan momen keakraban

Kolaborasi yang terjadi antara anda sebagai anggota tim serta kerja sama diantara anggota tim diharapkan akan terbentuk jika relationship di dalam tim bisa terjalin dengan baik. Maka dari itu perlu menciptakan suasana pertemuan di dalam tim. Dimana mencapai target memang menjadi tujuan tim namun faktor sosial juga menjadi kunci penting. Salah satu kegiatan yang dianggap bisa meningkatkan keakraban adalah merayakan ulang tahun salah satu anggota tim ketika meeting berkala. Kalau perlu, anda kirim kue ulang tahun kejutan dan rencanakan acara tiup lilin. Ini sangat penting untuk diagendakan secara virtual team building guna keseruan kolaborasi.

6/ Gunakan pedoman guna menjaga semua orang di halaman yang sama

Ketika anda memutuskan untuk mulai memakai alat baru dan menciptakan cara baru guna melakukan sesuatu, dokumentasikan ke dalam pedoman. Tuliskan semuanya di tempat yang mudah diakses oleh semua orang di tim. Ini bisa dalam bentuk platform manajemen proyek besar atau sesuatu yang sifatnya gratis dan sederhana seperti dokumen atau spreadsheet Google drive.

Saat semuanya jelas di buku pedoman anda, maka anda dan tim bisa menjadi proaktif, bukan reaktif. Ini berarti efisiensi secara maksimum. Susun pedoman sebanyak yang anda butuhkan lalu dokumentasikan dimana di dalamnya termasuk :

• Orang-orang atau peran yang akan menangani jenis tugas, proyek, dan masalah tertentu.

• Petunjuk langkah demi langkah tentang bagaimana tugas dan proyek diselesaikan, disampaikan dan dilaporkan.

• Apa yang dilakukan saat masalah tertentu muncul.

• Protokol guna menangani masalah yang mendesak seperti masalah teknologi. Anda tidak membutuhkan terlalu ketat dalam menerapkan semuanya namun mengatur semuanya secara detail akan membantu mereka yang membutuhkannya ketika mereka perlu.

Demikian kami menjelaskan dengan singkat tentang artikel dengan judul ‘6 Kunci Sukses Kolaborasi Jarak Jauh’ yang kami rangkum dari beberapa sumber berita. Semoga bermanfaat bagi para pembaca.