7 Etika Berbicara Lewat Telepon ini Membuat Anda Tampil Professional!

Dimanapun dan kapanpun, berkomunikasi lewat telepon adalah salah cara berkomunikasi di era modern ini yang penulis rasa menjadi satu-satunya cara berkomunikasi paling efisien dan efektif.

Apalagi dalam berbisnis atau dunia kerja, baik menelepon ataupun menjawab telepon itu ternyata membutuhkan kemampuan khusus. Hal ini bertujuan agar dalam menjawab atau melakukan panggilan telepon, karyawan akan dapat menjaga image perusahaan dengan bersikap professional.

 

Di bawah ini adalah 7 etika dalam berbicara lewat telepon yang membuat Anda terkesan seperti seorang professional.

 

1. Senyum

Walaupun lawan bicara tidak bisa melihat keadaan wajah Anda dibalik telepon, dengan memasang senyuman pada wajah Anda secara tidak langsung akan membuat karakter suara terdengar lebih ramah dan bersemangat.

Akibatnya, komunikasi akan terjalin dengan aman karena baik Anda ataupun lawan bicara Anda akan dapat fokus terhadap hal yang ingin disampaikan.

 

 

2. Gunakan Ucapan Salam yang Tepat

Sebagia seorang professional, ketika Anda mengangkat telepon Anda diharuskan untuk mengucapkan salam ke lawan bicara.

Dengan hanya menjawab “halo” kemudian menunggu respon dari lawan bicara merupakan hal yang salah dalam menjawab telepon sebagai seorang professional. Banyak ucapan yang baik dan benar untuk menjawab telepon formal seperti “halo, selamat siang dengan perusahaan xxx, ada yang bisa kami bantu?” atau mungkin dengan “selamat siang, dengan -nama toko Anda-, ada yang bisa kami bantu?”

 

 

3. Jangan sekali-kali Memotong Pembicaraan

Sangat penting bagi Anda, khususnya yang berprofesi sebagai Customer Service; Ketika lawan bicara Anda sedang menyampaikan suatu hal via telepon kepada Anda, jangan coba-coba untuk memotong pembicaraan, karena hal tersebut mencerminkan Anda sebagai orang yang tidak sopan.

Andaikan ingin memotong pembicaraan juga, ada baiknya Anda memotong pembicaraan tersebut dengan sebelumnya mengucapkan kata “maaf” yang kemudian dilanjutkan dengan alasan Anda memotong pembicaraan tersebut

 

 

4. Hindari Adu Argumentasi

Mengadu argumen dalam diskusi adalah hal yang wajar. Namun dalam konteks klien atau calon klien menelepon ke perusahaan Anda, disini Anda harus sadar, bahwa Anda disini itu sebagai perwakilan perusahaan yang punya kewajiban untuk menjaga image perusahaan.

 

 

5. Jangan Membiarkan Penelepon Menunggu

Banyak perusahaan yang memang karena saking sibuknya, ketika ada yang menelepon, masing-masing sibuk dengan pekerjaannya sendiri-sendiri.

Padahal kan Anda tidak tahu kalau yang menelepon itu siapa atau urusannya apa. Bagaimana kalau yang menelepon itu klien besar atau bahkan calon klien yang ingin bekerja sama dengan nilai proyek yang fantastis?

Mungkin kalau klien yang sudah lama bekerjasama dengan perusahaan Anda itu sudah terbiasa, namun bagi calon klien atau klien yang baru mengikat kontrak dengan Anda, hal tersebut akan menjadi nilai minus yang besar.

Calon klien biasanya akan menganggap “angkat telepon saja lama, apalagi ketika saya mempercayakan proyek saya kepada mereka?”.

 

 

6. Jangan Menjawab Telepon Sambil Makan

Etika yang sangat buruk ketika Ada telepon pada jam istirahat, kemudian Anda mengangkatnya sambil menguyah makanan. Disini, lawan bicara akan menganggap Anda sebagai orang yang tidak professional. Dan tentunya akan berdampak ke image dari perusahaan tempat Anda bekerja.

 

 

7. Terapkan konsep 7C

Anda bukan orang yang pandai berkomunikasi?

Memang sebagian orang di dunia ini tidak pandai berkomunikasi karena memang belum terbiasa dan belum tahu trik untuk berkomunikasi yang baik dan benar.

Di luar sana, ada sebuah riset mengenai bagaimana cara seseorang dapat berkomunikasi dengan lancar. Yaitu dengan menggunakan konsep 7C.

I) Complete; artinya sebagai pembicara Anda harus menyampaikan semua fakta yang ingin disampaikan.

II) Concise; artinya sebagai pembicara Anda tidak boleh berbicara terlalu panjang lebar. Sampaikan semuanya sesimpel mungkin.

III) Consideration; disini Anda sebagai pembicara harus juga memikirkan lawan bicara Anda.

IV) Clarity; apa yang Anda sampaikan sebagai pembicara haruslah jelas sehingga lawan bicara Anda paham tentang apa yang Anda sampaikan.

V) Concrete; pastikan apa yang Anda sampaikan itu memang apa adanya, tidak samar dan berbelit-belit.

VI) Corteous; Sampaikan apa yang Anda ingin sampaikan di telepon dengan sopan, bersemangat dan netral.

VII) Correct; Pastikan apa yang Anda utarakan itu adalah hal yang sebenar-benarnya.

 

 

Itulah 7 etika dalam berbicara lewat telepon yang membuat Anda terkesan seperti seorang professional sehingga tidak perlu khawatir Anda akan merusak image perusahaan atau bahkan menimbulkan masalah bagi perusahaan tempat Anda bekerja. -BB-