Walau saat ini kecepatan internet meningkat drastis, hard disk berkapasitas besar dan banyak penyimpanan awan gratis tetap saja kita kadang-kadang perlu untuk mengecilkan ukuran file. Tak jarang kita menemukan batas ukuran file ketika ingin melamar pekerjaan mungkin, formulir atau lainnya.
Apapun alasannya, jika Anda punya dokumen Office yang mengandung gambar itu mungkin secara signifikan akan meningkatkan ukuran dokumen Anda.
Office sebenarnya sudah bekerja di belakang layar untuk membantu file tetap berukuran kecil. Tipe file DOCX terbaru sebenarnya bertindak sebagai file ZIP, file yang dikompres. Namun, terkadang ini masih belum cukup bagi kita karena website tempat melamar pekerjaan memiliki batas sendiri.
Â
Mengkompres gambar di Dokumen Office
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mencoba untuk mengurangi ukuran file dokumen dengan mengompres foto-foto.
Setiap aplikasi Office menawarkan alat yang berguna untuk melakukan hal tersebut. Saat ini kami menggunakan Word, tetapi Anda akan menemukan fitur serupa di software Office lainnya.
Pada dokumen klik foto, klik menu Format yang muncul pada toolbar ketika Anda mengklik foto kemudian klik tombol Compress Pictures.
Â
Pada jendela Compress Pictures klik Apply only to this picture jika Anda ingin mengompres gambar itu saja. Bila pilihan ini tidak di ceklis, semua foto di dokumen Anda akan dikompres. Pilih Delete cropped areas of pictures jika Anda meng-crop foto yang ada di dokumen Anda dan menghapus area sisa cropping Anda.
Perlu diketahui, jika Anda menggunakan opsi ini Anda tidak akan bisa undo untuk mendepat gambar sebelum di crop, cara untuk mengembalikannya hanyalah dengan memasukkan foto aslinya.
Â
Hapus Informasi editing pada foto
Aplikasi Office menawarkan semua jenis alat editing gambar built in. Ketika Anda menggunakan itu , Word mempertahankan gambar asli dan melacak yang sudah Anda edit, jadi Anda bisa undo atau meng-cancel saat mengedit.
Jika Anda senang dengan cara memformat foto, semua penyimpanan informasi editing akan menambah ukuran dokumen Anda. Jika mengkompres gambar tak cukup untuk mendapat ukuran file yang Anda inginkan, Anda perlu Word menghapus informasi foto yang tersimpan. Sekali lagi, sebaiknya Anda Save as dokumen ini, jadi ketika ada sesuatu yang salah Anda bisa kembali ke dokumen sebelum melakukan kompres foto.
Klik menu File > Options > Advanced
Pada jendela Advanced Word Options scroll ke bawah ke Image Size and Quality di bagian kanan. Pilih Discard editing data agar Word membuang segala informasi editing dari foto tersebut saat menyimpan file. Opsi lain pada bagian ini memungkinkan Anda untuk menjaga dokumen ketika foto dikompres dan juga memilih resolusi kompres untuk foto.
Ketika sudah selesai simpan file Anda (atau simpan sebagai file baru) dan periksalah ukuran file tersebut. Harusnya ada pengurangan ukuran yang cukup signifikan.
Berikut contoh file yang dikompres dengan dua cara di atas. File 1.docx berisi 20 gambar berkualitas baik dan ukurannya mendekati 48 KB. Banyak dari gambar-gambar sudah dipotong, diubah ukurannya dan beberapa diedit dengan cara yang berbeda.
Setelah mengkompres dengan cara yang sudah kita bahas hasilnya File 2 (compressed).docx dan ukurannya menjadi hampir 35 KB. Ada pengurangan lebih dari 10 KB. Mungkin ini kecil, namun bagaimana bila dokumen Anda lebih dari 10 halaman, 20 halaman atau mungkin tugas akhir yang lebih dari 200 halaman. Selamat mencoba!.
