Tips Microsoft Word dan Excel yang Bisa Diterapkan di Kantor

“Bawa laporan itu ke meja saya, ASAP!” ini adalah kata-kata yang paling banyak menyerang pekerja kantor setiap hari. Nah, anda tidak harus mengalami hal itu, jika anda dapat mengembangkan setidaknya lima keterampilan penting Microsoft Office.

Apa keterampilan MS Office ini? Setidaknya ada beberapa yang anda butuhkan untuk pekerjaan spesifik anda. Misalnya jika anda adalah seorang akuntan, anda mungkin berpengalaman menggunakan semua fungsi keuangan Microsoft Excel. Jika anda berada di bidang manajemen, anda pasti memiliki daftar panjang trik yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun untuk mengumpulkan presentasi profesional dengan Microsoft PowerPoint.

Selain dari hal-hal khusus, hampir semua orang harus mengetahui set inti dari keterampilan MS Office ketika memasuki pekerjaan kantoran. Berikut ini adalah beberapa keterampilan yang harus anda ketahui untuk memaksimalkan keterampilan Microsoft Word dan Excel.

 

KETERAMPILAN MICROSOFT EXCEL

Excel harus didiskusikan terlebih dahulu, karena ini adalah salah satu produk Microsoft Office yang paling berguna dari semuanya. Hampir setiap profesi di seluruh dunia harus menggunakan Excel. Pengorganisasian dan pemahaman informasi dan data yang lebih baik merupakan inti dari Microsoft Excel, dan mampu melakukan itu lebih cepat juga akan memungkinkan pekerjaan anda lebih cepat selesai.

 

MEMANFAATKAN AUTOFILL

Anda dapat menghemat banyak waktu dengan dua metode pengisian data dalam Excel. Trik pertama yang harus anda ketahui adalah fitur “autofill” – mengisi data yang bernomor ke dalam kolom dan baris. Banyak orang yang tidak menyadari kegunaan dari fitur Excel yang dapat menghemat waktu entri data ini. Untuk menggunakannya, cukup ketik sesuatu (misalnya angka 1) ke dalam sel pertama. Klik dan tahan sudut kanan bawah sel, dan tarik mouse ke bawah kolom. Anda akan melihat nomor yang anda ketikkan akan berurut untuk tiap sel.

 

GUNAKAN AUTOFILL UNTUK RUMUS

Selanjutnya adalah menggunakan autofill untuk rumus. Jika anda menulis sebuah fungsi pada bagian bawah tiap kolom, misalnya rata-rata semua nilai dalam kolom itu, anda dapat menggunakan fitur autofill yang sama untuk melakukan perhitungan yang sama di bagian bawah setiap kolom lainnya.

Lakukan dengan cara yang sama. Klik dan tahan sudut kanan bawah pada sel yang anda ketikkan rumus, kemudian tarik ke kolom lain di sebelah kanan. Ketika anda melepaskan mouse, semua perhitungan kolom tersebut secara otomatis akan terisi dengan hasil rumus yang anda buat. Dengan cara ini, anda telah membuat rumus yang sama untuk setiap kolom dalam beberapa detik, bahkan anda tidak perlu mengetik satu per satu.

 

Baca juga :

               Ukuran Dokumen MS Office Terlalu Besar? Begini Cara Menanganinya

               5 Aplikasi Penyedia Berita Internasional Terbaik

 

MENGELOLA DATA DENGAN PIVOT TABLE TOOL

Cara ketiga yang harus anda pelajari di Excel jika anda ingin menghemat banyak waktu analisa dengan menggunakan PivotTable. PivotTable dapat diakses di bawah menu “Insert”. Cukup cari ikon “PivotTable”. Jika anda mengklik ikon ini setelah menyorot seluruh data tabel (termasuk header), PivotTable akan menganalisis data tersebut dan membawanya ke sheet baru di mana anda dapat memanipulasi data dalam berbagai cara.

PivotTable memungkinkan anda memilih kolom data yang ingin anda analisis, kemudian memilih cara memanipulasi data. Misalnya menambahkan data, atau menghitung rata-rata. Menggunakan PivotTable menghemat banyak waktu. Untuk menyelesaikan hal yang sama di sheet standar Excel, anda akan membutuhkan banyak rumus dan memformat data. Sementara PivotTable bekerja secara otomatis, sementara anda dapat menggunakan lebih banyak waktu untuk mempelajari hasilnya.

 

KETERAMPILAN MICROSOFT WORD

Salah satu produk Microsoft Office yang paling umum digunakan adalah Microsoft Word, misalnya untuk menulis laporan atau menulis surat bisnis yang penting dan korespondensi lainnya. Mengingat penggunaan umum ini, mudah untuk mengidentifikasi dua keterampilan dalam produk MS Office ini yang harus anda ketahui, seperti manipulasi header, tata letak halaman dan format.

 

FORMAT & RE-USE HEADER

Alasan header ini penting, karena ketika anda memiliki desain header yang bagus untuk surat atau laporan tertentu, anda tidak perlu membuat header lagi. Anda dapat menyimpan dokumen dengan format header yang anda butuhkan, dan menyimpannya saat membuat dokumen yang sama. Header dapat diformat dengan mengklik menu “Insert” dan memilih ikon “Header”.

Setelah anda meninjau menu editing header, anda akan melihat bahwa header sangat serbaguna. Anda dapat secara otomatis memberikan header pada halaman genap dan ganjil, bahkan anda juga dapat memisahkan bagian-bagian dokumen untuk diberi header berbeda di setiap halaman.

Fleksibilitas ini memungkinkan anda mengotomatisasi semua bagian dokumen yang diulangi. Keuntungan lain menggunakan header dengan cara ini adalah jika anda ingin mengubah setiap bagian dari header-header dalam dokumen, yang harus anda lakukan adalah mengubah style header di satu tempat, dan perubahan tersebut secara otomatis akan diulangi di seluruh dokumen anda. Tanpa header, anda harus melakukan perubahan secara manual di tiap halaman.

 

MENGELOLA PAGE LAYOUT

Keterampilan Microsoft Word berikutnya yang harus diketahui adalah cara mengatur dan melihat format halaman dokumen. Memahami cara melakukannya memberikan anda fleksibilitas untuk membuat dokumen seperti yang anda inginkan.

Beberapa alat yang harus anda pelajari untuk memformat tata letak terdapat di menu “Insert”. Hal-hal seperti tool “Page Number”, yang akan secara otomatis mengelola penomoran halaman untuk anda. Sebagian opsi format halaman yang anda butuhkan sebenarnya ada di menu “Page Layout”. Jika anda menulis newsletter untuk perusahaan, mengapa harus pusing dengan cara manual untuk membagi halaman menjadi beberapa bagian, ketika anda dapat menggunakan tool “Collumn”.

Jika anda ingin mengatur margin halaman, anda bisa mengklik ikon “Page Borders”, pergi ke tab “Page Border”, kemudian klik “Options”. Anda dapat mengatur margin atas, bawah, kiri dan kanan dari sana. Lalu, pada menu “Borders and Shading”, periksa semua hal menarik yang dapat anda lakukan, seperti garis border pada setiap sisi halaman, menerapkan hanya untuk bagian dari dokumen dan banyak lagi. [RIC]